CRM-bot — інструкція користувача

0. Мініапп — /app

/app надсилає кнопку «🖥 Відкрити CRM», яка відкриває веб-інтерфейс поверх того ж бекенду, що і бот (не окрема база — ті самі ліди/нотатки/статистика).

Екрани мініаппа (нижній таббар):

• Ліди — список з фільтрами за статусом, пагінацією і рядком пошуку зверху (за ім'ям/телефоном, ігнорує фільтр статусу — аналог /find). Для власника — окремий фільтр по менеджеру («Усі менеджери» / конкретна людина); менеджеру фільтр не показується, у нього завжди тільки свої ліди. На вкладці фільтра «Новий» зверху — форма створення ліда (ім'я + контакт, дублює /new); поки вводиш ім'я, бот/мініапп перевіряє на схожі ліди (нечітке порівняння назв) і попереджає (не блокує) списком схожих із % збігу — поріг і саму перевірку власник налаштовує в Налаштуваннях (розділ 12). Картка ліда: зміна статусу, сума, контактні дані (назва, телефон/юзернейм, компанія, email, джерело — те саме можна змінити з чату через /edit), оплати (розділ 3a), нотатки, файли (розділ 3e), кнопки нагадувань.
• Клієнти — окрема вкладка (розділ 3b); список з пошуком за ім'ям/контактом, картка клієнта з історією угод.
• Нотатки — три вкладки: Особисті (щоденник, аналог /log//notes, з формою додавання прямо на екрані), По лідах (стрічка останніх нотаток по всіх лідах разом, з переходом на лід — аналог /notes leads) і По клієнтах — так само стрічка, тільки нотатки, додані прямо на картці клієнта (не по одній з його угод, а по клієнту в цілому). У чаті аналога для нотаток по клієнтах поки немає — тільки в мініаппі.
• Задачі — повноцінний планувальник з двома вкладками: Активні (створення задачі — текст + дата, опційно з прив'язкою до ліда або клієнта — і дії ✅ Готово / 📅 Перенести / ❌ Скасувати по кожній) та Виконані — історія вже закритих задач. Для лід/клієнт-задач дата обов'язкова, для особистих справ — за бажанням. Прив'язку обирають через пошуковий пікер — почни вводити ім'я чи телефон, і список покаже підходящих лідів і клієнтів разом. Пояснення — під іконкою ⓘ біля заголовка «Нова задача». Під вкладкою Активні — перемикач періоду: Сьогодні / Тиждень / Протерміновані / Всі. Протермінована задача продовжує рахуватись і «на сьогодні», і «на тиждень» — межа тільки зверху, знизу нічим не обмежена. Виконані — завжди просто повний список, без фільтра по періоду: закриті задачі автоматично видаляються через 7 днів після закриття фоновою job'ою; за добу і за годину до видалення приходить попереджувальний пуш. Протермінована pending-задача, яку тиждень ніхто не чіпав, автоматично переводиться у «Скасовано» — з пушем про це.
• Звіти — два окремих екрани:
  • Статистика — те саме, що /stats + /chart, але інтерактивний графік замість картинки. Плюс кнопка «Експорт у Excel».
  • Боржники (кнопка «💳 Боржники» зверху екрана Статистики) — таблиця угод з непогашеним боргом, одна угода = один рядок. Колонки: Назва, Контакт / Контактна особа, Статус, Сума боргу, Днів прострочено. Клік на заголовок стовпця сортує по ньому. За замовчуванням у списку тільки угоди клієнтів (без «Відмова») — два перемикачі зверху: «Показувати ліди» і «Показувати відмови». Аналога в чаті поки немає.
• Налаштування — мова, часовий пояс, реальна підписка (оплата через Telegram Stars прямо в мініаппі), шаблони повідомлень. Для власника — додатково блок «👥 Команда» та кнопка «📊 Порівняння менеджерів». На картці ліда для власника — кнопка «Передати іншому менеджеру».

Важливо: кнопка меню бота показує або список команд, або одну кастомну кнопку — ніколи обидва разом (так влаштований Telegram). Тому доступ до мініаппа — через /app, а не через кнопку меню, щоб не втрачати список команд.

Функціонал бота і мініаппа свідомо продубльований (крім складної аналітики/графіків) — можна працювати повністю в одному інтерфейсі або перемикатись між ними, дані спільні.

1. Перший запуск

1. Відкрий бота, натисни /start.
2. Обери мову (укр/рос/англ) — одразу перемикає всі тексти бота.
3. Бот покаже: «🎁 У тебе 15 днів безкоштовного тріалу (до <дата>). Далі — 400 ⭐/міс, /pay.»
4. При повторному /start — просто «З поверненням!» і список команд, без повторного вибору мови й показу тріалу.

2. Створення ліда (клієнта)

Два способи:

• Форвард повідомлення — переслати боту будь-яке повідомлення від клієнта → бот сам створює лід, ім'ям ставить ім'я відправника, а текст пересланого повідомлення кладе першою нотаткою. Працює тільки в чаті бота.
• /new — ручне додавання: бот запитає ім'я, потім контакт (можна /skip).

Після створення ліда бот одразу показує картку і питає «Коли наступний контакт?» з кнопками (Через 3 год / Завтра вранці / Через 3 дні / Через тиждень) плюс «Пропустити».

/edit — змінити назву/телефон/контактну особу/компанію/email/Telegram/джерело вже існуючого ліда (Reply на картку, або пікер лідів як у /note). Те саме можна зробити в мініаппі на картці ліда.

Перевірка дублів при створенні — і /new, і форвард повідомлення, одразу після введення імені перевіряють, чи немає вже схожого ліда в межах команди — якщо є, бот присилає попередження зі списком схожих, але не блокує створення. Поріг схожості й саму можливість вимкнути перевірку — власник налаштовує в /settings.

3. Картка ліда

Виглядає так:

Під карткою — кнопки статусів (воронка з 7 стадій):
🆕 Новий → 📞 Зв'язались → 🤔 Думає → 📄 КП відправлено → 🤝 Переговори → ✅ Успішно закрита, плюс окремо ❌ Відмова.
І 🔔 Нагадати — вибір дати нагадування для цього ліда.

Особливі випадки при зміні статусу:

• ❌ Відмова → бот запитає причину відмови (Ціна / Обрав конкурента / Не той час / Не відповідає / Інше) — без причини статус не проставиться.
• ✅ Успішно закрита → статус ставиться одразу, плюс бот підказує /amount <id> <число>, щоб вказати суму угоди.
• 📄 КП відправлено → бот одразу питає «Яка сума угоди?» (можна пропустити).

Статус воронки і статус оплати — окремі поля (розділ 3a): оплата сама по собі не встановлює жодного статусу вручну. Але коли сума всіх оплат досягає повної «Суми» ліда, угода автоматично переводиться на «Успішно закрита».

3a. Оплати за лідом — /payment

Окремо від статусу воронки і від «Суми» (вартості угоди) — реєстр фактичних платежів по ліду, бо оплата часто приходить частинами.

В чаті: /payment — Reply на картку + число → миттєво зберігає суму без деталей. Reply без числа, або гола команда → покроковий діалог: сума → спосіб оплати (Готівка/Картка/IBAN/Безготівковий/Інше) → номер договору/рахунку → коментар.

В мініаппі: на картці ліда блок Оплати — показує «Оплачено X з Y · Залишок Z · [статус]» і список платежів. Статус оплати рахується автоматично із суми записаних платежів і ніколи не встановлюється вручну.

Автоматичне закриття угоди — якщо у ліда задана «Сума», і сума всіх оплат досягає чи перевищує її, статус автоматично перемикається на «✅ Успішно закрита».

Навмисно без чеків і бухгалтерії — CRM лише фіксує, скільки і коли заплатив клієнт.

Борг у списку лідів — якщо у ліда є сума, але оплачено не все, у списку лідів під його карткою з'являється червоний напис «Борг {сума}». Повноцінний звіт по заборгованостях з фільтрами і сортуванням — розділ 0, «Звіти» → «Боржники».

3b. Клієнти (мініапп)

Окремий розділ для угод, що вже закрились — щоб воронка лідів не перетворювалась на звалище закритих карток.

• Перевести в клієнти — з'являється тільки коли лід у статусі «✅ Успішно закрита». Дія за запитом, не автоматична.
• Клієнт напряму, без ліда — /newclient у чаті або кнопка «+ Новий клієнт» у мініаппі.
• Після конверсії лід зникає зі списку лідів/фільтрів/пошуку і з'являється в окремій вкладці «🤝 Клієнти».
• Картка клієнта — контактні дані (редаговані) + історія угод, кнопка «➕ Нова угода» для нового витка продажу тому самому клієнту. Кожна угода працює ідентично звичайному ліду — тільки без воронки статусів. На картці угоди клієнта контактні поля не показуються — це дані клієнта, редагуються тільки на його власній картці (посилання «Переглянути картку клієнта» зверху угоди); редагованою лишається тільки назва угоди.
• Нотатки на картці клієнта — окремий розділ, прив'язаний до клієнта в цілому, а не до однієї угоди.
• Розподіл клієнтів по менеджерах (тільки власник) — так само, як з лідами: на картці клієнта власник може передати клієнта іншому менеджеру разом з усіма його угодами.

3c. Типи угод і тип виконання

Власник команди може налаштувати власні типи угод у мініаппі (Налаштування → Типи угод, тільки власник). Кожен тип задає:

• Тип виконання — Моментна / Проект / Періодична.
• Схема оплати — Одноразова / Частинами / Регулярні платежі.
• За замовчуванням — позначка одного типу як типового.

Зміна типу угоди пізніше — можна поміняти, тільки поки по угоді не було жодної оплати. Щойно з'явився перший платіж — тип «замерзає».

Блок «Виконання» на картці ліда — з'являється, тільки якщо тип виконання не «Моментна»:

• Проект — Планове закінчення, Фактичне закінчення; якщо планова дата минула, а фактична ще не проставлена — картка показує «Прострочено».
• Періодична — Початок/Закінчення періоду, Автопродовження, Наступна дата оплати. Початок періоду не може бути пізніше Закінчення.

Автоматичні нагадування про дедлайн/оплату — push власнику угоди: заздалегідь (за 3 дні, опційно ще за 1 день), і раз на добу, якщо термін уже минув. Ручне перенесення дати або будь-яка оплата скидають цикл нагадувань.

Автопродовження (перемикач на картці угоди) працює, тільки якщо власник додатково увімкнув у Налаштуваннях «Автопродовження періодичних угод» і угода належить клієнту. Тоді CRM автоматично зсуває дати на довжину попереднього періоду замість надсилання «прострочено».

3d. Розсилка клієнтам (мініапп)

Telegram-бот не може написати людині першим за @username — це обмеження платформи проти спаму. Тому підписка на розсилку працює через персональне посилання:

• Створити посилання — на картці клієнта, поки клієнт ще не підписаний. Може зробити будь-який менеджер для свого клієнта.
• Клієнт підписується — переходить за посиланням і тисне Старт.
• Відписка — /stop — клієнт у будь-який момент може відписатись цією командою.
• Надіслати розсилку (тільки власник) — Налаштування → «Розсилка клієнтам»: кількість підписаних, перелік імен, текстове поле, кнопка «Надіслати» з підтвердженням. Після відправки — звіт «Надіслано X з Y, помилок: Z».
• «Надіслати з свого акаунта» — відкриває чат із клієнтом у Telegram із готовим текстом запрошення — менеджер сам тисне «Надіслати» від свого особистого акаунта.

3e. Файли до ліда/угоди/клієнта — /files

Файли не хостяться нами — зберігається тільки Telegram-івський file_id (Telegram і так тримає файл у себе необмежено довго).

В чаті: /files — Reply на картку ліда/угоди + одразу надішли фото чи документ (можна з підписом-коментарем). Reply без файлу чи гола команда → пікер ліда, після вибору бот просить надіслати файл. Можна й без команди взагалі — просто відповісти на картку ліда фото чи документом.

В мініаппі: розділ «Файли» на картці ліда, угоди клієнта, і окремо на картці клієнта (для документів, що стосуються клієнта в цілому) — список + кнопка «Завантажити файл» і кнопки «Завантажити»/«Видалити» на кожному файлі.

Обмеження розміру — 20 МБ — межа самого Telegram Bot API: файл більшого розміру бот прийме, але вже ніколи не зможе скачати його назад, тому завантаження відхиляється одразу з попередженням.

«Видалити» прибирає тільки запис у CRM — сам файл лишається у Telegram.

4. Нотатки до ліда — /note

Два основних способи (номер ліда вводити не потрібно):

1. Reply на картку ліда (або на пуш нагадування) + /note текст — бот сам зрозуміє, до якого ліда.
2. Гола команда /note (без Reply) → бот покаже пікер лідів → обираєш → бот питає текст.

Плюс резервний варіант: /note <номер> <текст>.

/note фіксує факт і на цьому все — не змушує одразу планувати наступний контакт, на відміну від створення ліда.

4a. Пікер лідів (спільний для /note, /amount, /remind)

Коли жодна з команд не може сама зрозуміти, про якого ліда йдеться, бот показує пікер: кнопки по 8 лідів на сторінку з навігацією ⬅️/➡️, або просто написати текст замість тапу — бот шукає за іменем чи контактом, як /find.

4b. Стрічка нотаток — /notes

• /notes — особисті нотатки (щоденник), останні 20.
• /notes leads — нотатки по всіх лідах разом, з кнопками переходу на картку.

5. Нагадування по ліду — /remind

• Кнопка 🔔 Нагадати на картці — одразу кнопки з готовими датами.
• Reply на картку + /remind без тексту → ті самі кнопки дат.
• Reply на картку + /remind 20-07-2026 15:00 текст → нагадування на точний час.
• Гола команда /remind → пікер лідів → вибір → кнопки дат.

Коли нагадування спрацьовує — бот сам надсилає пуш з кнопками: ✅ Виконано (одразу питає «Коли наступний крок?»), 📅 Перенести, 📝 Нотатка.

6. Справи й нагадування без прив'язки до клієнта

• /task [ДД-ММ-РРРР ГГ:ХХ] [текст] — нагадування без ліда.
• /log <текст> — простий щоденник: записати, що зроблено, без прив'язки й без дати-нагадування.

Записи з /log за сьогодні показуються в /today окремим розділом.

/tasks — повний список незавершених задач, не тільки на сьогодні. Завжди тільки свої задачі, навіть для власника команди.

7. Списки й пошук

• /leads [active|new|contacted|thinking|proposal_sent|negotiation|closed_won|lost|all] — список лідів. За замовчуванням тільки активні.
• /today — що потрібно зробити сьогодні: прострочені й сьогоднішні нагадування + щоденник за сьогодні.
• /find — пошук ліда за ім'ям/контактом, незалежно від регістру й статусу.

8. Гроші

• /amount — Reply на картку + /amount → бот запитає суму.
• /stats — зведення: скільки лідів і на яку суму зараз у роботі, скільки оплачено/відмов за останні 30 днів.

9. Графіки — /chart

• /chart — графік по всіх лідах за місяць.
• /chart week — той самий графік за тиждень.
• /chart у відповідь на картку ліда, або /chart <номер> — графік активності по конкретному ліду.

10. Експорт в Excel

• /export — всі ліди в .xlsx.
• /export week / /export month — тільки те, що змінювалось за останній тиждень/місяць.

10a. Імпорт лідів з Excel (мініапп, тільки власник)

Налаштування → «Імпорт лідів з Excel» — масове завантаження лідів списком.

• Формат файлу фіксований, як у /export — можна відредагувати вже вивантажений файл і залити назад.
• Колонки: Name (обов'язкова), Contact, Contact person, Company, Email, Channel, Telegram, Amount, Deal type.
• М'яка перевірка замість жорсткої відмови — некоректне поле скидається на значення за замовчуванням і позначається попередженням; відхиляється тільки рядок без імені.
• Два кроки — спершу перевірка й звіт, потім підтвердження «Імпортувати N рядків».
• Усі імпортовані ліди отримують статус «Новий».

11. Оплата й підписка

Оплата і тріал — на рівні команди (workspace), а не окремої людини: платить тільки власник, і доступ від цього отримують/втрачають одночасно всі учасники команди.

• Тріал: 15 днів безкоштовно з моменту /start. Поки не оплачено — додати менеджера не можна.
• По закінченню тріалу — доступ закритий для всієї команди, бот попросить /pay.

Підписка продовжується автоматично кожні 30 днів. /settings → кнопка «🔕 Скасувати автооплату» або «🔔 Увімкнути автооплату» — бачить і може натиснути тільки власник.

Видалений з команди менеджер не втрачає доступ до бота повністю — він повертається у власний одномісний workspace із власним новим 15-денним тріалом.

12. Мова інтерфейсу і часовий пояс

/settings — зміна мови (укр/рос/англ). Впливає на все: відповіді бота, інтерфейс мініаппа, меню команд Telegram.

Часовий пояс — там же, кнопками (Київ/Варшава/Лондон/Берлін/Нью-Йорк/Дубай). Впливає на всі нагадування.

/templates — шаблони повідомлень: кнопками показує збережені, тап відправляє текст шаблону окремим повідомленням. Спільні на всю команду.

Налаштування, доступні тільки власнику:

• Перевірка дублів лідів — увімкнена за замовчуванням, поріг схожості 70/80/90/100%.
• Показувати менеджера у списку лідів — вимкнено за замовчуванням.
• Розрахунок бонусу менеджерам (тільки мініапп) — вимкнено за замовчуванням; бонус % за замовчуванням і термін виплати («Постійно» або «N місяців»).

12a. Команда (власник + менеджери)

CRM підтримує одного власника (master) і кількох менеджерів в одному workspace. Master бачить і може редагувати лідів/задачі/нотатки/статистику всієї команди; менеджер за замовчуванням бачить тільки своє.

• /team (тільки для власника) — список учасників + кнопка «➕ Запросити менеджера». Видалення менеджера й перенос лідів — тільки в мініаппі.
• Запрошення — одноразове посилання (діє 72 год), а не введення @username.
• Ліміт місць — 6 тарифів: 400⭐ (3 місця), 750⭐ (5), 1400⭐ (10), 2400⭐ (15), 3400⭐ (20), 5400⭐ (30).
• Перейменування учасника — власник може задати відображуване ім'я замість реального Telegram-імені.
• Видалення менеджера — два варіанти: «Передати конкретному» або «Розподілити автоматично» (за завантаженістю решти активних менеджерів).
• Автоматичний розподіл нових лідів — вимкнено за замовчуванням. Коли увімкнено: лід, який вводить власник, автоматично переходить найменш завантаженому активному менеджеру.
• Перерозподілити ліди вручну (Команда → «Перерозподілити ліди») — той самий принцип за запитом і одразу для всієї команди. Власник як джерело й ціль — це різні речі: ліди, що осіли на власнику, завжди можна забрати в перерозподілі; чи власник отримує щось назад як ціль — залежить від окремого налаштування.
• Статус менеджера й заміщення на час відпустки/лікарняного — три статуси: 🟢 Працює / 🟡 Відпустка / 🟠 Лікарняний, і два режими:
  • «Статус» (ручний) — перемикає прямо зараз, лишається, поки хтось не поверне на «Працює» вручну.
  • «Автоматичний період» — обираєш статус, заміщаючого й діапазон дат один раз — статус увімкнеться сам у дату «З» і повернеться на «Працює» сам після дати «По».
  Поки період діє — всі ліди/клієнти/задачі/нагадування фактично обробляє заміщаючий, а сам менеджер їх не бачить; жодна картка фактично не передається.
• Перенос ліда/угоди/клієнта — попередження в діалозі підтвердження, якщо обраний менеджер зараз у відпустці/на лікарняному.
• SLA-нагадування «зависаючих» лідів — раз на годину бот перевіряє активних лідів, по яких 24 год і більше не було жодної дії, і надсилає власнику попередження.

12b. Порівняння менеджерів (мініапп, тільки власник)

Команда → «📊 Порівняння менеджерів». Показує для кожного обраного учасника: скільки нових лідів він отримав і скільки грошей по його лідах надійшло за обраний період, разом з планом і % виконання.

• Період — Тиждень / 30 днів / довільний період.
• Таблиця — сортується кліком по заголовку колонки.
• План — власник задає місячний план по кожному, при виборі іншого періоду перераховується пропорційно.
• Бонус % і Бонус грн — з'являються, тільки якщо в Налаштуваннях увімкнено розрахунок бонусу.
• «📊 Вигрузити в Excel» — вивантажує ту саму таблицю в .xlsx.

13. Повний список команд